公文處理不要怕問題多

圖/楊正寬
圖/楊正寬

楊正寬/觀國之光

今天FB「動態回顧」跑出了一篇舊稿,是2020年COVID-19疫情嚴峻期間的9月16日上午九時應邀在臺中市政府以問題導向的方式,演講了「公文實務案例解析」的主題,市政府各級機關學校,除了市政府各處、局一級機關之外,還包括了各區公所、戶政、地政事務所、衛生所及各級市立高、國中、小學各級學校行政人員,不但將市政府四樓約五、六百個座位的大禮堂坐滿,而且令我感動的是對這種不是說故事、講笑話,或者是評時事、談養生的枯燥講題,大家竟然還都能全神貫注,結束後的Q&A,更是熱烈,可見大家對公文處理累積了相當多的問題,希望能藉此機會獲得解決。

其實政府機關公文寫作的問題之多與雜,我累積並整理歸納了歷次到各機關、學校,以及文官訓練機構,甚至於民間企業演講,所徵集到學員們的疑問,有時候發現不知道他們到底擱在心裡已經累積多久了才逮到這個機會發問,用「問題ㄧ籮筐」差堪比擬。不妨列舉一些實例,讓大家感覺一下:
#上簽給長官,長官只批示「閱」,不是「如擬」,這樣公文要不要繼續辦理?
#農會、漁會或黨部不是政府機關,發的文算是公文嗎?
#約聘、僱人員可以承辦公文嗎?
#比較重要的公文用「函」,比較不重要的公文用「書函」,對嗎?
#主管機關邀集各有關機關學校及民意代表或社會人士,會勘道路徵收用地,承辦人要擬「開會通知單」的稿給長官批示,對嗎?
#依法取締並罰緩懲處某工廠排放有毒污水的通知函,工廠一直以「查無此人」拒收,怎麼結案?
#「簽稿並陳」的案子,首長只在「簽」批示「發」,但是並未在「函」稿上面批示任何文字,這樣要不要發文?
#如屬於長官口頭交辦的「創稿」,承辦人員就不必再「簽」,可以直接去按照長官口頭授意承辦了嗎?
#「先簽後稿」的公文,如要加會「會計室」,為争取時效,簽要會,稿可以不需要會,對嗎?
#遇到承辦時效一天就要辦結的「最速件」又需要先加會機關內部十幾個單位才可以上陳給首長批示、發文,時間緊促怎麼辦?
#市政府發「副本」給行政院要稱「鈞院」,並於文末市長署名蓋「職章」嗎?
#「主旨」要精簡扼要,所以不要超過30個字,對嗎?
#「請 鈞核」、「 請鈞核」、「請鈞核」,何者正確?
#文化局幕僚單位「簽」給局長,以及文化局局長「簽」給市長,兩者格式有何不同?
#如果有同仁擬稿說「本府員工公文講習計劃請秘書處規畫」。這句對嗎?
#如果人事室擬稿說「檢送本府109年度員工獎懲名冊一份,請鈞核。」這句對嗎?
#如果有法制人員擬稿說「置人事室,設主任一人。」這句對嗎?
#磁片、光碟片、錄音(影)帶是公文嗎?
#老百姓處理私人事務的來往文件,算是公文嗎?
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圖/楊正寬
圖/楊正寬

問題五花八門,眼花繚亂,但還是要很有耐心傾聽,明確回答,讓市府團隊同仁不因遭遇這麼多問題而受挫。其實三個小時的演講,用「意猶未盡」形容並不恰當,因為會茲生公文寫作的問題,不是因為同仁寫作能力,而是因為政府機關要處理的公共事務越來越繁雜,公務人員面對這麼多的問題,一定要使出渾身解數,除了要熟悉法規,依法行政,更要作好文字溝通,不能因為你承辦的一紙處理失當的公文,吹鄒了一池春水,導致「表錯情」、「會錯意」的溝通障礙層出不窮,甚至釀成冤屈、抗爭,或走到國家賠償事件,那領的薪水雖說微薄,還是於心難安哪!

圖/楊正寬
圖/楊正寬

所以奉勸大家要千萬記住,不要怕公文處理問題多,但要問自己有無藉助公文寫作要領,來解決繁雜為民服務問題的能力。到那時就是我們的行政效率有在提升:我們國家競爭力已經在進步了!
舊稿是冷飯嗎?但熱炒後希望能對現職公務同仁有所助益,心願足矣!

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