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開店第三年，台北一家四十席早午餐店的老闆最難忘的一個週六早上，是開店前才發現雞腿沒到，只能騎車到量販店扛回八包救急。類似的場景，在餐飲社群與創業論壇上並不少見。訂購訊息散在肉商、菜商、乾貨商各自的通訊群組裡，語音夾在聊天紀錄中，漏單、有訂沒訂各說各話，成了小型餐飲業者的日常。這樣的日常，正在被搬上線上的叫貨流程改寫。
這樣的場景並非個案。餐飲業近年缺工問題未見緩解，內外場人力都吃緊，可以省的工時成了業者最先盤點的對象。數位化的進程也有跡可循：前場的POS收銀普及最早，訂位與外送接單其次，叫貨採購反而是較晚被整理的一段。原因可能也在於，POS、點餐與外送等工具能直接連結顧客體驗與營收，導入效益相對容易被看見；相較之下，叫貨主要處理的是餐廳與供應商之間的採購流程，雖然影響日常營運，卻與營收沒有直接關係，因此過去在數位工具的導入順序上相對後面，畢竟叫貨牽涉的是店外的供應商，單靠餐廳一端動不起來。也因此，當供應商端開始願意上線接單，這段流程的數位化才真正有了條件
從深夜翻群組，到系統留紀錄
所謂餐廳叫貨系統，是讓餐廳與食材供應商在同一系統完成訂購、接單與出貨紀錄的線上工具。餐廳端下單、供應商端接單出貨，進貨單據集中留存，取代以電話、傳真或通訊軟體逐一聯繫的做法。此類系統定位在進貨採購段，與POS收銀系統，以及涵蓋銷售與庫存管理的 ERP屬不同分工，可並行使用，導入門檻也因此較低。
實際的日常變化，可以從一位老闆的晚上看出來。過去打烊後要翻找十幾個甚至二、三十個群組、留言加語音確認隔天的肉、菜與乾貨，前後常常要半小時起跳，還不保證對方有看到。有些餐廳甚至會把手寫訂單拍照留存，字跡潦草或品項寫錯都可能造成後續核對困難；供應商端則可能收回價格訊息，到了月底對帳時找不到原始紀錄，增加核對的麻煩。改用系統後，下單集中在同一個畫面，十分鐘內完成，供應商接單後有明確的狀態可查，隔天貨到，單據自動留存。省下的不只是時間，是「到底有沒有訂到」這件事不再靠記憶與截圖。
▲（圖／業者提供）
系統使用規模怎麼看？
以由食集資訊開發的CocoMart可可食集為例，據食集資訊統計，近3,000家合作餐廳門市與 2,100家供應商，月交易額約新台幣 3 億元；導入線上叫貨後，單一門市平均可節省約 2 名人力的相關作業工時。目前市場觀察到，餐廳叫貨系統的實際需求主要集中在多群組叫貨造成的漏單風險，以及月底核對單據的時間成本，這兩項也是餐飲業者在社群討論中反覆提及的痛點。
餐廳叫貨系統帶來的改變，業者多半從「單據找得到」開始有感。可可食集系統上的訂購紀錄兩端都看得到之後，口頭訂購的爭議減少，月結核對從翻找紙本與群組紀錄，變成打開系統核對，作業時間明顯縮短。對供應商端而言，訂單集中接收，也省下逐一回覆訊息的溝通成本。
常見的疑問是，導入餐廳叫貨系統是否需要更換既有的收銀或會計工具。答案是不用。叫貨系統聚焦進貨採購段，POS 管前場交易、會計軟體管帳務，三者資料各自獨立、分工並行，這也是多數單店業者敢於嘗試的原因。另一個常被問到的是既有供應商不願上線怎麼辦，實務上的做法是主力供應商先數位化，量大的先上，零星的廠商維持原有方式並行，即使供應商尚未上線，餐廳也可以自行在系統建立供應商資料，記錄下單數量與價格，作為進貨紀錄使用，類似記帳工具，讓後續對帳時仍有完整資料可查。
食集資訊產品團隊指出：「很多老闆是被那種週六早上逼來的。餐廳缺的通常不是再多一套系統，是一套供應商也願意一起用的叫貨方式，紀錄兩邊都看得到，爭議跟對帳的成本自然就下降。而且系統操作介面相對簡單，供應商端不用經過複雜的學習流程，也能快速上手接單。」
食集資訊表示，後續仍以擴大餐廳與供應商雙邊使用規模為主要方向，讓叫貨數位化從連鎖體系延伸到更多單店業者。
關於CocoMart可可食集｜由食集資訊營運的餐飲訂供貨系統，提供餐廳線上叫貨與供應商接單服務。官方網站：https://cocomart.com.tw。
